Polityka prywatności Otwarte Strony Wydawnictwo

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników przez Otwarte Strony Wydawnictwo z siedzibą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Wydawnictwo”).

1.2. Polityka ma zastosowanie do danych osobowych zbieranych w związku z działalnością wydawniczą Wydawnictwa, w szczególności:

• przy zawieraniu i realizacji umów wydawniczych,
• przy sprzedaży książek i innych publikacji,
• przy prowadzeniu korespondencji (w tym elektronicznej),
• przy obsłudze kont czytelników, autorów i kontrahentów,
• przy organizacji wydarzeń, konkursów i akcji promocyjnych,
• przy korzystaniu z serwisów internetowych i profili Wydawnictwa w mediach społecznościowych.

1.3. Administratorem danych osobowych jest Otwarte Strony Wydawnictwo (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe do Administratora są dostępne na oficjalnych stronach internetowych Wydawnictwa lub w stopce korespondencji.

1.4. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz właściwymi przepisami prawa polskiego.

2. Zakres zbieranych danych osobowych

2.1. W zależności od celu przetwarzania, Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, pseudonim twórczy,
• dane kontaktowe: adres e‑mail, adres korespondencyjny, numer telefonu,
• dane rozliczeniowe: adres do faktury, NIP (jeśli dotyczy), dane do przelewów,
• dane dotyczące współpracy wydawniczej: informacje o dorobku twórczym, przesłane materiały (np. manuskrypty), noty biograficzne,
• dane dotyczące zamówień: historia zakupów, sposób dostawy, informacje o płatnościach (z wyłączeniem pełnych danych kart płatniczych, jeśli są przetwarzane przez zewnętrznych operatorów płatności),
• dane związane z aktywnością w serwisach internetowych: adres IP, dane o urządzeniu, pliki cookies i podobne technologie, logi systemowe,
• dane związane z uczestnictwem w wydarzeniach: lista uczestników, zgłoszenia, wyniki konkursów, wizerunek (jeśli wyrażono odrębną zgodę lub istnieje inna podstawa prawna),
• inne dane dobrowolnie przekazane Administratorowi w korespondencji lub formularzach kontaktowych.

2.2. Podanie danych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, realizacji zamówienia, obsługi zapytania lub udziału w danym projekcie czy wydarzeniu.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

3.1. Zawarcie i wykonywanie umów wydawniczych oraz innych umów współpracy (np. z autorami, tłumaczami, ilustratorami, kontrahentami)

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem).

3.2. Sprzedaż publikacji (np. książek drukowanych, e‑booków, audiobooków) oraz realizacja zamówień i reklamacji

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy sprzedaży),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności z zakresu prawa podatkowego i rachunkowego).

3.3. Prowadzenie korespondencji i obsługa zapytań (np. przez e‑mail, formularze kontaktowe, media społecznościowe)

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na utrzymaniu kontaktu z osobami zainteresowanymi działalnością Wydawnictwa oraz na udzielaniu odpowiedzi na zapytania).

3.4. Prowadzenie działań marketingowych i promocyjnych

• wysyłka newsletterów, informacji o nowych publikacjach, wydarzeniach i promocjach,
• organizacja konkursów i akcji promocyjnych. Podstawy prawne:
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą – np. na otrzymywanie newslettera),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promocji własnych usług i oferty wydawniczej, przy uwzględnieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Prawa telekomunikacyjnego).

3.5. Prowadzenie statystyk, analiz, ulepszanie oferty wydawniczej oraz funkcjonowania serwisów internetowych

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na poprawie jakości usług, oferty i obsługi użytkowników).

3.6. Ochrona roszczeń, dochodzenie należności, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie swoich praw).

3.7. Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze

• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z przepisów prawa polskiego, w szczególności podatkowego, rachunkowego, archiwalnego).

4. Odbiorcy danych osobowych

4.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi wsparcia technicznego, informatycznego i hostingowego,
• dostawcom narzędzi komunikacji elektronicznej i systemów mailingowych,
• operatorom płatności i bankom,
• firmom kurierskim i operatorom pocztowym,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, doradcze,
• partnerom handlowym i dystrybutorom publikacji (w zakresie niezbędnym do realizacji umowy lub projektu),
• organizatorom i współorganizatorom wydarzeń (jeżeli jest to konieczne do obsługi uczestnictwa).

4.2. W przypadkach uzasadnionych przepisami prawa dane mogą być przekazywane uprawnionym organom publicznym (np. sądom, organom ścigania, organom podatkowym) na podstawie stosownych przepisów.

4.3. Dane nie są co do zasady przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), chyba że wynika to z używania określonych narzędzi lub usług (np. narzędzi analitycznych, platform mailingowych). W takim przypadku Administrator zapewni stosowne zabezpieczenia wymagane przez RODO (np. standardowe klauzule umowne) lub będzie korzystał z usług podmiotów, w stosunku do których została wydana decyzja stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony.

5. Okres przechowywania danych osobowych

5.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń z nią związanych,
• przez okres wymagany przepisami prawa w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej,
• do czasu wycofania zgody – w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody,
• przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości realizacji obowiązków Administratora oraz do czasu wygaśnięcia potencjalnych roszczeń.

5.2. Po upływie odpowiednich okresów dane będą usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:

6.1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza jej dane osobowe oraz dostępu do nich, a także otrzymania kopii danych.

6.2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – żądania poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych.

6.3. Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przez przepisy (np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których były przetwarzane lub gdy zgoda została cofnięta i brak jest innej podstawy prawnej).

6.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach (np. na czas rozpatrywania sprzeciwu wobec przetwarzania lub kwestionowania poprawności danych).

6.5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i przekazania ich innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.

6.6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego.

6.7. Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) – w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

6.8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

Realizacja powyższych praw może wymagać odpowiedniej weryfikacji tożsamości osoby zgłaszającej żądanie.

7. Pliki cookies i podobne technologie

7.1. Serwisy internetowe Wydawnictwa mogą korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii (np. local storage, piksele śledzące) w celu zapewnienia ich prawidłowego funkcjonowania, dostosowania treści do preferencji użytkownika, prowadzenia statystyk i analiz oraz realizacji działań marketingowych.

7.2. Pliki cookies mogą być:

• niezbędne – konieczne do korzystania z podstawowych funkcji serwisu,
• funkcjonalne – umożliwiające zapamiętywanie preferencji użytkownika,
• analityczne i statystyczne – służące do analizy zachowania użytkowników w serwisie,
• marketingowe – umożliwiające prezentowanie treści reklamowych dopasowanych do zainteresowań.

7.3. Użytkownik może zmienić ustawienia dotyczące plików cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej lub narzędzi udostępnianych w serwisach Wydawnictwa. Ograniczenie stosowania niektórych plików cookies może jednak wpłynąć na funkcjonowanie serwisu lub dostępność niektórych funkcjonalności.

8. Zabezpieczenia danych osobowych

8.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych, w tym zabezpieczenia przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją.

8.2. Dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione przez Administratora i zobowiązane do zachowania poufności.

9. Zmiany Polityki prywatności

9.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, praktyk organów nadzorczych, technologii wykorzystywanych przez Wydawnictwo lub sposobu świadczenia usług.

9.2. Zmieniona Polityka prywatności będzie publikowana w zaktualizowanej wersji w serwisach internetowych Wydawnictwa. Korzystanie z usług po wejściu zmian w życie oznacza akceptację zaktualizowanych postanowień.

10. Kontakt w sprawie danych osobowych

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z Administratorem poprzez dane kontaktowe podane na oficjalnych stronach Otwarte Strony Wydawnictwo lub w korespondencji otrzymywanej od Wydawnictwa.